Materia pendiente

No estuve nunca en ese estudio de abogados montevideano que se ubica muy bien en el ranking de los más famosos del planeta. Casualmente estuve en estudios menos glamorosos de profesionales de mediana edad: paredes forradas de madera, libros, carpetas y —haciéndose lugar entre todo ese mundo de papel— alguna PC. Y dentro de ella unos pocos programas; ningún software de gestión documental, ni de código abierto ni propietario.

Por otra parte, los abogados más jóvenes de los estudios, las secretarias y procuradores, concurren a las «barandas» con las populares hojas de trámite. De modo que la gestión —tanto la relacionada con la parte judicial como con el resto—muy probablemente tenga una doble vida: software y papeleo. Porque al abogado tipo le gusta «manosear» los papeles.

Dedico entonces este post a ese abogado tipo y no al número indeterminado de estudios que emplean software de gestión.

Sabido es que desde hace unos cuantos años estos profesionales han permitido que la computadora colabore en su trabajo y los ayude a buscar textos legales, tanto por Internet como en bases de datos especializadas.

Noté que esa tarea de búsqueda les resulta muchísimo más exitosa que la de archivo de los materiales empleados en los juicios. Y esto es así por una razón muy sencilla: para la búsqueda no tienen más que usar una interfaz —concebida por otros— que los interroga. Escriben allí el número de la ley o alguna palabra clave y el texto aparece.

Pero a la hora de guardar sus escritos, no cuentan con un sistema diseñado previamente y nada está más lejos de su cabeza que un árbol de carpetas y subcarpetas para colocar allí la colección de documentos de un caso complejo. Llegado el momento de codificar archivos les asignan cualquier nombre, no uno significativo que colabore para una posterior recuperación.

¿Y qué ocurre cuando necesitan buscar un documento escrito bastante tiempo atrás?

Sucede algo que presencié repetidas veces: tras decenas de clics aquí y allá sin ningún resultado, por cansancio deciden comenzar el trabajo desde cero, en lugar de reutilizar otro al que solo se debería practicar ligeros cambios.

¿Cuál es la solución para manejar la información con más eficiencia en una situación laboral como esta?

La misma que para el periodista, la misma que para el docente: tomar conciencia de que existe una materia común que todos debieron haber cursado en algún momento. «Disculpe —me dirían—, yo obtuve mi título sin deber ninguna materia».

Y está claro: esa materia no existe —salvo en el área específica de la bibliotecología o la archivística — pero podría llamarse Introducción a la gestión de información personal y debería ser considerada una competencia genérica, por lo menos para todos los egresados de una carrera de nivel terciario.

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Fácil acceso

Foto: Archivo de la Biblioteca del Congreso de EE. UU.

Por suerte en la prensa escrita muchos periodistas ya manejan CMS;  no entregan más su archivo de texto al editor. Pero de acuerdo a una «encuesta» que realicé recientemente, la mayoría aún no utiliza esos gestores de contenido y mucho menos tiene conocimientos de SEO (posicionamiento en buscadores).

Lejos de estas destrezas actuales, en el momento de comenzar a escribir una nota una gran parte de ellos usa solo algunas herramientas informáticas básicas. Si su tarea es escribir, ¿necesitan algo más que un procesador de texto?, podría preguntarse alguien.

Por esa imagen de racionalidad y orden de la informática, es muy probable que la sientan como algo radicalmente distanciado del periodismo. Y lo está, pero no vendría nada mal una dosis de ambos ingredientes para trabajar con más comodidad y mantener la mente clara.

Tras largos años de compartir oficinas y tareas con periodistas —como correctora o gestora de información— se me ocurrió hacer un punteo de algunas habilidades que muchos de estos colegas ignoran o simplemente se han negado a incorporar, por no gastar un rato de su tiempo en conocerlas.

Y aquí las enumero:

1.    Tener un rápido acceso a cada software que se va a emplear. Claro que se escribe en un procesador de textos, pero para documentarse o para consultar un diccionario se recurrirá al navegador. O se guardó datos en una plantilla Excel —por decir algo— y ya tenemos tres programas abiertos.

Es necesario que estas aplicaciones estén «a mano» para evitar largos recorridos desde el menú de inicio. Tres clics son excesivos para llegar hasta un programa. Cuenten, si no: Inicio/clic >> Todos los programas/clic >> Word/clic).

El acceso directo desde el escritorio es una opción, aunque mejor aún son los atajos de teclado: de ese modo se puede abrir cada programa con una sencilla combinación de teclas, como si se ejecutara un acorde musical. (Algo que se puede concretar en cualquier momento, desde cualquier ventana).

Si no es posible configurar estos atajos por uno mismo —algo muy sencillo en una computadora personal— se debería pedir ayuda al administrador, cuando se trabaja en un entorno de red.

2.    Tener una idea clara del árbol de carpetas del equipo, algo que abreviará el paso de guardar un trabajo y recuperarlo más tarde. Identificar bien los íconos para desplazarse entre las carpetas y personalizar la forma en que estas y los archivos se organizan; así los últimos documentos usados se listarán primero.

3.    Estrechamente vinculado con lo anterior, personalizar al máximo el procesador de texto y saber buscar dentro de él.

Ello posibilita no solo usar con comodidad todas las herramientas de edición sino también ir de un solo paso a la carpeta contenedora (el directorio donde guardamos los archivos) y no tras una serie de clics, como en el caso anterior.

Esto no implica más que cambiar unos escasos parámetros del menú de opciones, mientras el beneficio en ahorro de tiempo es superlativo.

4.    Tomarse el tiempo necesario para conocer la función de todas las teclas y las combinaciones que forman los atajos más eficaces y aprovechables.

Ignorar el ratón en procedimientos rutinarios nos ahorra unos cuantos pasos y algunas contracturas musculares. (1)

5.    Dominio de navegadores y buscadores. Una vez que se optó por un navegador (Firefox, Chrome, IE Explorer, Opera) es imprescindible conocerlo en profundidad.

Organizar los marcadores (o favoritos); agregar algunas extensiones útiles a Firefox (2); limpiar la barra de herramientas para que muestre solo las usadas realmente, y el uso de atajos de teclado (3), hacen a un uso eficiente del navegador.

Y en cuanto a buscadores (ej. Google, Yahoo), solo si se pone en práctica buenas estrategias de búsqueda se evitará el ruido y se obtendrá resultados relevantes. Acudir sin pereza a la búsqueda avanzada es una buena opción.

Notas

(1)
CR+G: guardar
CR+E: seleccionar todo
CR+C: copiar
CR+X: cortar
CR+V: pegar
CR+B (o CR+N): negrita
CR+I: cursiva

(2)
De Firefox, recomiendo FavLoc (te permite elegir dónde guardar las descargas de páginas o archivos adjuntos ), EvernoteScreengrab y Zotero.
¡Ah! Y la barra de herramientas de Google siempre visible en cualquier navegador, por favor.

(3)
Atajos de teclado para Firefox

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Afinidades circunstanciales

¿Qué tienen en común un abogado, un periodista, una maestra del Plan Ceibal, un estudiante universitario y un investigador?

No alargo la enumeración de profesiones para dejarles alguna tarea. Y porque con estos ejemplos ya me alcanza para mostrar cómo ciertos hábitos no pertenecen solo a los inmigrantes digitales.

En la búsqueda de características comunes podemos señalar las más evidentes:

  • Todos trabajan y procesan cantidades importantes de información. (Por favor, ahórrenme el trabajo de definir información, que este no es un blog académico).
  • Con mucha suerte, la mitad de los nombrados realizó algún curso de ofimática básica; el resto se valió de tutoriales o del imprescindible método de ensayo/error.
  • El formato de sus materiales, muy posiblemente sea de texto en su gran mayoría y todavía más: es muy probable que casi todos usen la comunicación escrita para dar a conocer su actividad, aunque no hayan sido formados en esa competencia específica.
  • A menos que trabajen en una gran empresa, todos se valen de suites ofimáticas (con software propietario o libre) como herramientas de trabajo, entre otras razones por el alto costo de un programa de gestión.
  • Todos cuentan con un tiempo acotado para cumplir con el proceso de recolección (o producción propia), archivo y reutilización de la información manejada.

Ya encontramos varios rasgos en común, ¿verdad?

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Sobran recursos

Me formé como docente de educación secundaria y no soy nativa digital. Como estudiante fui bastante ordenada y tal vez hoy mismo pueda buscar y encontrar en pocos minutos algo que guardé en papel hace décadas.

Seguramente a pocos suceda lo mismo, pero eso carece de importancia.

En el post anterior traje a colación el tema de los recursos y ello no fue casual; estamos viviendo en Uruguay un momento especialmente estimulante por el alto nivel tecnológico alcanzado, que nos sitúa detrás de Chile en América Latina, con casi un 40 % de penetración de Internet.

Aumentó la conexión a Internet en los hogares y en las aulas (el Plan Ceibal nos otorga visibilidad casi tanto como el fútbol); bajan los precios y proliferan las facilidades para comprar equipamiento informático, mientras nos habituamos a ver en el barrio no solo a niños con sus ceibalitas, sino a obreros de la construcción que en su descanso del mediodía entran al cybercafé a revisar su correo. (Y no pienso dedicar espacio al tema redes sociales por la sobreabundancia de información y opinión al respecto).

Felizmente esos cambios están siendo acompañados por programas de inclusión digital ofrecidos por el Ministerio de Educación y Cultura en sus Centros MEC.

¿Tenemos entonces todos los problemas resueltos? De ninguna manera; recién estamos empezando a encararlos y esto es así en todos los ámbitos, desde el vecinal o barrial al universitario.

Pero por fuera de las estructuras educativas gubernamentales, hay todavía un espacio poblado por profesionales de diferentes áreas que muchas veces no son conscientes de su carencia de habilidades digitales. Sucede que aún no se implementaron instancias para evaluarlas casi a ningún nivel, más allá de la creencia generalizada de que el dominio de la computadora (tras breves cursos guiados por informáticos) conduce naturalmente a competencias más específicas.

De manera que al pensar los contenidos de este blog decidí partir precisamente de ese punto: el momento en que una persona ya «iniciada» —dejando de lado en qué área se desempeña— se propone usar su computadora para producir, recabar y guardar información.

¿Cuál es mi propósito? En primer lugar ver qué tienen ellos en común y luego aportar algunas ideas de cómo gestionar información en forma eficiente.

Insisto en lo que dije al principio: mi formación se dio en terrenos alejados de la informática al comienzo (docencia) y más cercanos después, pero siempre dentro de las ciencias sociales. Entonces, solo me voy a ocupar de un uso social de ciertas herramientas informáticas. ¿Me siguen?

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Gesto y gestión

Photographer: Ric Tang | Agency: Leo Burnett, Singapore | Creative Director: Steve Straw | Art director: Weeloi | Copywriter: Cheelip | Illustrator: Felix Wang |

Photographer: Ric Tang | Agency: Leo Burnett, Singapore | Creative Director: Steve Straw | Art director: Weeloi | Copywriter: Cheelip | Illustrator: Felix Wang |

Cada tanto recuerdo un episodio que me pasó hace quince años, una vez que fui a donar sangre. Si bien estaba habituada a hacerlo, justo atravesaba un período de fobia a las agujas. (Había sido testigo de miles de pinchazos inútiles en las venas de quien me había dado la vida).

En esa oportunidad tuve que prepararme psicológicamente como donante, aunque con poco éxito por dos motivos: no pude aflojarme nunca mientras duró la espera y cuando por fin me llamaron para comenzar con las preguntas de rigor, solo tuve que responder a una. ¿Grupo sanguíneo? A positivo. ¡Ah, de ese tenemos mucha! Puede irse.

Algo similar me pasa cuando ofrezco buenas prácticas para la gestión de información personal. Nadie las necesita. Este es el tipo de respuesta que frecuentemente recibo:

Dejame así; yo tardo pero llego.
Compramos un software de gestión súper.
Tengo mi propia estructura de carpetas y allí va a parar todo.
Acá todos tomamos clases de informática.

Pero uno sin querer ve cómo se trabaja en algunos lugares. Efectivamente cuentan con todo el equipamiento, los programas más caros, asesores y el mejor soporte técnico. Recursos es lo que sobra. Sin embargo se ahogan en la información —antes todavía de adentrarse en el mar de Internet—, dudan, se agobian, pierden tiempo, transpiran.

Viendo a tanta gente en esa sala de espera, sin saber que tienen anemia pero pidiendo una transfusión a gritos, es que se me ocurrió abrir este blog. Como aquella vez, no sé si servirá lo que intento hacer aquí: ir mostrando quiénes pueden beneficiarse de la gestión de información personal, o mejor, qué profesionales pueden sacar mejor partido de ella.

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